عندما يبدأ رائد الأعمال بمناقشة الفرصة الاستثمارية مع المستثمر، يمكن أن يطرح الأخير عددًا من الأسئلة المتعلّقة بالشركة الناشئة، ومنها توفر غرفة البيانات (Data Room). وغرفة البيانات يمكن أن تكون غرفة بيانات مادية أو افتراضية أو مركز بيانات. يمكن للشركات الناشئة استخدام غرفة البيانات لتخزين جميع ملفاتها الأساسية بأمان، كما يسمح وجود مثل هذه الغرفة بالكشف عن المعلومات الهامة عن الشركة لأفراد محددين، مما يقلل من مخاطر وصول أشخاص أو جهات غير مرغوبين إليها، كما يمكن التحكم في مشاركة هذه الغرف مع أطراف خارجية أو داخلية في الشركة.

وتشمل البيانات التي يمكن تخزينها في غرفة البيانات: البيانات المالية والبيانات التشغيلية والمعلومات الحساسة المتعلقة بالتقنية وما إلى ذلك، ويمكن الوصول إليها من قبل الشركة افتراضيًا أو مباشرة. وتتنوع هذه البيانات من مالية وتسويقية وصناعية، لذا أصبح من الضروري للشركات الحفاظ على بياناتها الهامة والسرية من التسرّب أو الضياع أو القرصنة، لذا أوجدت غرف البيانات لهذه الغاية.

على سبيل المثال، في حالة الاندماج بين شركتين يمكن لكل شركة الوصول إلى المعلومات المتعلقة بالأخرى في غرفة البيانات. وفي حال إعداد دراسة بهدف تقديمها للمستثمرين يمكن للشركة الناشئة استخدام البيانات وانتقاء الضروري منها.

ما أهمية الحفاظ على غرفة البيانات للمستثمرين ومؤسسي الشركات الناشئة؟

يساعد وجود غرفة بيانات لدى الشركة الناشئة في تسهيل عملية تقييم الشركة من قبل أطراف خارجية مما يسهل عملية جمع الاستثمارات وتسريع إغلاق الجولات الاستثمارية، لا سيما وأنّ الكثير من المستثمرين يسألون عادةً عن السجلات المالية للشركة، بالإضافة للمعلومات التشغيلية والقانونية. وتخوّل غرفة البيانات الشركة الناشئة كذلك من أن تبرز بين أقرانها مهما كانت المرحلة التي تمرّ بها الشركة.

يعود ذلك لأنّ وجود غرفة البيانات مع كل البيانات المنظّمة في مكان واحد، سيمكّن مؤسس المشروع من الإجابة بسهولة على أسئلة المستثمر، لا سيما تلك المتعلقة بالفحص النافي للجهالة (Due Diligence). والفحص النافي للجهالة هي عملية تحليل مفصلة للشركة الناشئة يقوم بها المستثمرون وقد تتضمن تجهيز مذكرة مفصلة يطلبها المستثمرون تشمل على تدقيق أو شرح تفاصيل الشركة والمتطلّبات سواء كانت تجارية حول حالة الشركة في السوق ومدى تنافسيتها وإمكانيات النمو؛ أو مالية حول ميزانية الشركة والتزامها بالقوانين الضريبية أو قانونية حول تسجيل الشركة والتزامها باللوائح والقوانين.

وعلى صعيد العمليات، تخوّل غرفة البيانات المؤسس من تتبّع تاريخ المشروع، وتحليل المراحل التي يمرّ بها على أصعدة مختلفة، مالية، وتوظيفية، وتمويلية، وغيرها. وهذا ما قد يقوده إلى تحديد مكامن الخلل من أجل معالجتها بشكل أسرع مع تفادي الوقوع في المشاكل قبل حدوثها في الكثير من الأحيان. بالإضافة إلى ذلك، سيتمكّن المؤسّس من قياس تفاعل المستثمرين في كل مرّة يشارك فيها معهم المواد المتعلقة بسجلّ شركته الناشئة.

بالنسبة إلى المستثمرين، عندما يكون لدى الشركة الناشئة غرفة بيانات فهذا قد يشكّل مؤشّرًا هامًا لهم حول مدى التزام المؤسس بمشروعه ومدى إدراكه لسير عمليات الشركة، وإلمامه بالحوكمة في الإدارة. يسأل المستثمرون عن بيانات الشركة المالية خلال الفحص النافي للجهالة مما يساعدهم في التحقّق من حالة الشركة الناشئة في مختلف الجوانب. وفي بعض الأحيان، قد يسأل بعض المستثمرين عمّا إذا كانت الشركة الناشئة تمتلك غرفة بيانات أو استراتيجية لغرفة البيانات لعدة أهداف، ومنها التأكّد من أنّ الشركة تنظّم ملفّاتها وسجلّاتها، ممّا يسهّل عليهم التحقّق من المعلومات المقدّمة. كما تساعد غرفة البيانات المستثمرين من الاطّلاع على جدول حصص الملكية للشركة الناشئة، لمعرفة المستثمرين السابقين، والمبالغ التي تم ضخها في الشركة، وصولًا إلى خطط الشركة المستقبلية.

ما هي الآلية أو المستندات المتوقعة التي يجب تضمينها؟

قد تختار الشركة الاستعانة بخدمات ومنصات رقمية لإنشاء غرفة بيانات افتراضية سحابية وإدارتها عبر أحد مقدمي خدمات الحوسبة السحابية، بحيث تتضمّن مستندات أساسية يتوقّع المستثمرون وجودها. ومع ذلك، قد تقرر بعض الشركات حفظ الملفّات المهمة ورقيًا في مكان آمن وتجنب تخزينها سحابياً.

تنظيم غرفة البيانات، سواء كان ذلك بشكل افتراضي أم مادي في مكان آمن، بصورة تجعلها سهلة القراءة للغير، يعتبر من الأمور الضرورية. ويشمل ذلك أيضًا المعلومات التي يقدّمها مؤسّس الشركة الناشئة، سواء عبر مستندات مطبوعة أو منسوخة رقميًا، أو عن طريق توفير وصول الجهة الأخرى إلى بيانات محدّدّة عبر المنصّة الرقمية التي يستخدمها لغرفة البيانات.

هذه المستندات يمكن أن تشمل القوائم المالية، والوثائق المتعلقة بالمبالغ التمويلية، والديون أو المستحقّات على الشركة، والعقود المبرمة مع شركات أخرى، وحصص الملكية التي يملكها المستثمرون في الشركة، والنظام الداخلي، واستراتيجية الموارد البشرية، وخطة العمل، والتوقعات، وبراءات الاختراع، وسياسات الشركة الداخلية، وغيرها الكثير.

ينبغي للمؤسس الاكتفاء بمشاركة المعلومات المطلوبة من كلّ مستثمر أو حتّى شريك محتمل، كي لا يكشف جميع أوراقه. ويجب له كذلك أن يبقي على غرفة البيانات محدّثة باستمرار وأن يشارك المعلومات الأحدث، لأنّ مشاركة معلومات قديمة لن تنفع المستثمر وقد يدلّ ذلك على الإهمال، وبالتالي خسارة الفرصة الاستثمارية.

أنواع المستندات ضمن غرفة البيانات

يمكن تقسيم المستندات التي تحفظ في غرفة البيانات إلى عدة أنواع، بحسب تصنيفها وتأثيرها على عمل الشركة الناشئة اليومي أو على المدى الطويل. ولذلك، من الضروري أن يكون هذا التقسيم بحسب نوع المستند موجودًا بشكل منظّم، كي يتمكّن المؤسّس من اختيار ما يناسب منها لمشاركته مع المستثمرين. ومن أنواع المستندات:

المعلومات المالية (Financial information): التقارير المالية والقوائم المالية والمستندات المالية الأخرى التي توفّر للمستثمرين والشركاء المحتملين صورة واضحة عن الحالة المالية للشركة الناشئة.

المعلومات التشغيلية (Operational information): ويمكن أن تشمل قوائم العملاء وأبرز هؤلاء العملاء، وعقود المورّدين، وأيّ معلومات أخرى من شأنها أن تساعد المستثمرين والشركاء على فهم كيفية عمل الشركة.

المعلومات القانونية (Legal information): يمكن أن تشمل الوثائق القانونية مستندات التأسيس وتسجيل الشركة، والأنظمة الداخلية، والشهادات التجارية، والتسجيل الضريبي، واتفاقيات المساهمين، وتسجيل الملكية الفكرية، والجهة التي تمثّلها معنويًا، وغيرها.

المعلومات التجارية وأبحاث السوق (Commercial information and Market research): تساعد تقارير أبحاث السوق والتحليل التنافسي وأرقام المبيعات الزبائن على فهم مكان الشركة في السوق، وإبراز مدى فهم الشركة للسوق التي تستهدفها، وإدراكها للمنافسة الموجودة.

الموارد البشرية والفريق (Human resources information): يتضمن ذلك معلومات حول الموظفين، والمسميات الوظيفية، والرواتب، والوصف الوظيفي، والخطط التوظيفية المستقبلية، وعقود الموظفين، ولمحة عن الفريق ككل، وأعضاء مجلس الإدارة، وهيكلية الشركة، وغيرها من الأمور ذات الصلة.

المعلومات الضريبية (Tax information): الإقرارات الضريبية والمستندات الأخرى المتعلقة بالضرائب، وهي ضرورية لتوضيح المسؤولية الضريبية للشركة، سواء لمديري الشركة أو للمستثمرين المحتملين.

بيانات تكنولوجيا المعلومات (Information technology information): يتضمن ذلك معلومات مثل البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات الخاصة بالشركة، وتراخيص البرمجيات، وأسماء نطاقات مواقع الويب.

معلومات التسويق (Marketing information): تتضمن خطط التسويق والحملات الإعلانية ومواد العلاقات العامة، مما يسهّل فهم استراتيجية التسويق للشركة.

جدول حصص الملكية (Capitalization Table): وضع لائحة بالمستثمرين السابقين والحاليين في الشركة، مع التركيز على المستثمرين الحاليين. يساعد هذا في تقييم نمو الشركة، كما يظهر للمستثمرين مدى جدّيتك مع المستثمرين أمثالهم، بالإضافة إلى ضمان الشفافية، وذلك ما يجعل المستثمرين المحتملين أكثر ثقة للاستثمار في شركتك.